Todas las empresas necesitan tener un plan de contingencia para poder responder de forma eficiente ante determinadas situaciones e imprevistos que puedan darse durante el normal desarrollo del plan de empresa. A continuación nuestros expertos te cuentan qué es un plan de contingencia, para qué sirve y cómo crear de forma eficiente un plan de contingencia.
Qué es un plan de contingencia
Podemos definir el plan de contingencia como un modelo en forma de sistema para saber cómo actuar y poder anticiparse en caso de que pudieran producirse contratiempos con un plan de negocio empresarial. Resulta fundamental gestionar de forma eficiente los riesgos empresariales para conseguir reducir al máximo el impacto de estos cambios o problemáticas.
Un plan de contingencia se puede aplicar a todo tipo de empresa, organismo o institución. En el caso de las empresas los planes de contingencia incluyen diferentes medidas a nivel técnico, humano y organizativo cuya finalidad es conseguir continuar con un negocio o establecer cómo se actuará si ocurren situaciones extraordinarias o la empresa debe hacer frente a cualquier tipo de riesgo.
Para elaborar un plan de contingencia se deben valorar los recursos humanos y también los recursos materiales otorgando diferentes roles y acciones al personal y también estableciendo unos protocolos de actuación eficiente.
Para qué sirve un plan de contingencia
Los planes de contingencia sirven para superar todo tipo de riesgos con mucha más seguridad por parte de una empresa. En los planes de contingencia se determinan todos los procedimientos necesarios para llevarlo a cabo y además se incluyen siempre acciones concretas para todos los casos. El plan de contingencia intenta hacer posible que la empresa funcione de forma eficaz en todo tipo de situaciones en las que puede tener algún tipo de problema para funcionar de forma normal. No importa si las causas son internas y externas ya que los planes de contingencia pueden aplicarse en todos los casos.
Con los planes de contingencia para las empresas no sólo se consigue mejorar la seguridad sino que además se seleccionan los recursos humanos y materiales más adecuados para hacer frente a todo tipo de crisis y para poder controlar cualquier problema teniendo en cuenta los planes previos.
Así, los problemas de seguridad en una empresa podrán ser reducidos y atajados mediante el procedimiento de análisis, prueba y error, incluyendo todo esto en el plan de contingencia.
Cabe reseñar también que los planes de contingencia no sólo sirven a modo de prevención o de ejecución para acabar con los problemas que puedan surgir sino que también sirven para controlar todos los daños que hayan podido derivarse de la contingencia de forma medida y muy eficiente.
Es lógico que si una empresa no funciona bien o no cuenta con unos buenos protocolos o plan de contingencia resulte mucho más complicado tratar cualquier tipo de problema siendo mucho más sencillo que se convierta en una situación de crisis. En cambio, si una empresa tiene unas buenas previsiones y un buen plan de contingencia será mucho más sencillo hacer frente a cualquier tipo de situación de emergencia y es por esto que resulta fundamental desarrollarlo de forma eficiente y estructurada.
Hay que diferenciar muy bien dentro del plan los objetivos estratégicos y el plan a seguir para alcanzarlos, así como también las medidas para conseguir minimizar todas las pérdidas seleccionando siempre planes de contingencia operativos, sencillos y de fácil lectura. Un buen plan de contingencia no debe perder nunca el norte sino que ha de ser eficiente, estar bien estructurado y permitir a todas las personas que tengan que seguirlo el contar con unas pautas de actuación estructuradas y aplicables. Sobre todo a de ser realista y servir para garantizar la supervivencia de la empresa minimizando al máximo los riesgos.
Cómo crear un plan de contingencia
Para poder hacer un plan de contingencia de una empresa es fundamental hacer primero un análisis de los riesgos para tener claro en qué casos se va a tener que aplicar el plan y así poder aplicarlo de forma eficiente cuando sea necesaria la intervención de ciertos mecanismos de control y seguridad para lograr superar todo tipo de contingencias asumiendo los riesgos de forma mucho más controlada.
Así, valorando la naturaleza de la empresa es importante incluir tres partes en el plan de contingencia. Lo primero siempre serán las medidas de prevención para la situación de riesgo de la que estamos hablando, a fin de evitar que los problemas pasen a mayores.
Por otro lado se deben incluir también diferentes medidas pensadas para reducir los efectos adversos que puedan derivarse de la contingencia. En este caso estaríamos hablando de un plan de emergencia. Por último tenemos las medidas especialmente pensadas para restaurar la situación de la empresa tal y como estaba antes de suceder la contingencia. Este último sería el plan de recuperación.
