El plan de comunicación interna resulta fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de empresa u organización. En este artículo te contamos en qué consiste un plan de comunicación interna, cuáles son sus características principales y cómo puedes hacerlo e implementarlo de forma eficiente en tu empresa.
Qué es un plan de comunicación interna
Sin duda la comunicación es fundamental para todas las organizaciones, pero existen varios tipos de comunicación diferentes y una de las que no puede descuidarse nunca y muchas veces no tienen en cuenta las empresas es la comunicación interna. Se trata de una herramienta básica para lograr que cualquier organización pueda funcionar de forma eficiente ya que es uno de los principales sistemas que existen para lograr que los trabajadores de una empresa se sientan identificados con ésta y con sus valores, así como también para que puedan comprometerse con ellos y alcanzar su grado máximo de motivación.
Sin duda no existe mejor publicidad ni mejores embajadores para cualquier tipo de negocio que los propios trabajadores, sobre todo en la actualidad, con la existencia de las redes sociales, que tienen muchísimo que decir para elevar o hacer temblar la reputación de todo tipo de empresas.
Con un plan de comunicación interna de calidad es posible conseguir que los trabajadores se sientan parte de la empresa y se decidan a formar equipo para proteger los intereses de su negocio delante de las personas externas de la empresa. A nivel de objetivos, en un plan de comunicación interna debe tenerse muy en cuenta que resulta fundamental el garantizar un buen flujo de información y también un ambiente de empresa calidad en el que de gusto trabajar y del que los trabajadores quieran tomar parte.
Cómo crear un plan de comunicación interna
A la hora de crear un plan de comunicación interna es fundamental tener en cuenta que cada empresa es un mundo totalmente diferente y es por ello que resulta fundamental que todas las empresas personalicen al máximo sus propios planes de comunicación interna ya que de esta forma será mucho más sencillo el conformar planes exitosos.
Cada empresa tiene unas necesidades distintas y por tanto se debe tener en cuenta el pasado a nivel comunicativo de la empresa, las exigencias de información de los trabajadores y el momento en que se encuentra la empresa y por supuesto también el sector empresarial en que se mueve la empresa.
Antes de empezar a crear el plan de comunicación interna ya debe hacer un consenso por parte de la dirección para poder establecer unas líneas claras y eficientes. Asimismo, es importante que existan uno o varios responsables de comunicación interna (según el tamaño de la empresa y sus necesidades) para poder crear un plan de comunicación interna exitoso y eficiente, con unos objetivos claros y muy bien definidos.
Entrando en materia, para crear el plan de comunicación interna primero que nada resulta fundamental el analizar la situación de la empresa y establecer unos objetivos muy concretos y alcanzables. Es importante delimitar el público objetivo del plan de comunicación para que este tenga éxito. Por ejemplo, un plan puede estar dirigido a toda la organización y trabajadores de la empresa o sólo a uno de sus sectores, dependiendo de las necesidades del negocio y del momento en que se encuentre la empresa.
Además de estudiar al público también se debe controlar el entorno y el funcionamiento de la compañía, para lo cual resulta especialmente interesante el elaborar un análisis DAFO con las debilidades y las fortalezas de la empresa.
A partir de aquí se pueden pasar a definir las acciones concretas que se van a implementar y a crear un calendario en el que se incluirán todas las acciones necesarias para alcanzar cada uno de los objetivos. Por último, recomendamos evaluar todas las acciones que se han puesto en marcha para poder continuar con las que están resultando eficientes y corregir las que están dando problemas o de las que no se están obteniendo los resultados esperados.
Estructura de un plan de comunicación interna
La estructura que se debe seguir para elaborar un plan de comunicación interna pasa por tanto por realizar en primer lugar una buena documentación para poder definir los objetivos. En estos casos se debe recopilar datos sobre la empresa, el entorno, la competencia, y sobre todo sobre el capital humano y los trabajadores.
El siguiente paso será analizar todos estos datos y reflexionar para poder establecer los objetivos teniendo en cuenta si se debe trabajar para crear un plan de comunicación global interna para toda la empresa o por contra hay que apuntar a algunos sectores o departamentos concretos de la asociación.
Cuando esto se tenga claro se puede pasar a formular los objetivos a nivel interno para la empresa. Es importante establecer siempre objetivos claros y asumibles y hacerlo siempre de forma estratégica planteando acciones concretas, eligiendo responsables y sobre todo agendando cada acción para poder seguir unas fechas y tiempos concretos y que el plan de comunicación interna se materialice en una realidad práctica para la empresa.
Asimismo, resulta fundamental el comunicar todas las acciones a todos los miembros de la empresa a los que vayan a afectar para que puedan involucrarse y que el plan de comunicación interna pueda funcionar.
Por último, no basta simplemente con implementar el plan sino que se deben medir siempre los resultados para poder seguir mejorando, revisando las acciones y optimizando la calidad de la comunicación interna de la organización.
