Para que tu empresa funcione de forma eficiente resulta fundamental que el almacén esté muy bien ordenado. A continuación te contamos todos los datos que necesitas saber sobre los inventarios: qué son, cómo hacer un inventario de forma correcta y cómo organizarlo en algunos sencillos pasos de la mano de nuestros mejores expertos y profesionales de la materia.
Qué es un inventario
Primero que nada debes de saber lo que es un inventario. El inventario viene a suponer que existen bienes de algún tipo almacenados para hacer cualquier tipo de operación: venta, alquiler, uso, transformación, compra, etc. En las empresas este tipo de productos tienen que aparecer a nivel contable dentro de los activos, a modo de activos circulantes. Es por esto que los inventarios de las empresas están conformados por todas sus materias primas, pero también por sus productos en proceso y por productos ya terminados, dependiendo de cada caso de cada momento y también de cada empresa.
Por ejemplo, puede formar parte de un inventario desde una camiseta ya destinada a la venta hasta cosas más complejas como diferentes materias primas que vienen a formar parte del proceso de manufactura.
Es por esto que una de las definiciones más adecuadas de lo que significa “inventario” vendrá a ser el conjunto de bienes tangibles y existentes, propios y disponibles para el consumo, como las materias primas, para la transformación, como los productos que se encuentren en algún tipo de proceso y la venta, de todo tipo de productos y de mercancías ya terminados.
Cómo organizar un inventario
Para poder organizar un inventario de forma eficiente es importante acondicionar a la perfección y organizar al detalle el espacio en que vayan a ubicarse todos los artículos que se quieren controlar. Es importante contar con un almacén o espacio de almacenaje bien limpio e iluminado dónde los productos puedan mantenerse secos. También es fundamental el contar con diferentes estanterías o posibilidades de colocación distintas y rotuladas para ubicar cada uno de los productos o materias del inventario.
Para poder empezar a organizar el inventario es fundamental definir siempre el formato y el sistema de almacenamiento que se va a utilizar. Por su puesto para esto se debe tener en cuenta el tipo del artículo, si se trata de un producto perecedero, y también de su rotación.
También resulta fundamental el definir la codificación de los artículos para ubicarlos juntos y poder tenerlos controlados. Datos a tener en cuenta en estos puntos o variables interesantes son por ejemplo el color de los productos, su estilo, los proveedores, los modelos, etc.
Nos parece muy importante que para realizar de forma eficiente un inventario selecciones una buena herramienta de control de stock. Esto dependerá siempre del tipo de negocio que tengas y de su complejidad, así como también de cuantos artículos haya almacenados para hacer el inventario. Por ejemplo, puedes usar desde software de gestión a elaborados a medida hasta plantillas básicas para Excel mucho más interesantes para los más clásicos.
Resulta fundamental controlar todos los movimientos de productos, las entradas y las salidas. No hay que olvidarse nunca de apuntar todos estos datos en la herramienta de control de stock o de lo contrario hacer inventario no servirá de nada porque terminaremos perdiendo el control de los productos si no nos acordamos de gestionar bien los movimientos que vayamos realizando.
Es muy importante el realizar inventarios físicos a nivel real. Estos inventarios son básicos y se debe tener una exactitud total ya que de lo contrario a partir de aquí será imposible conseguir que los datos de los productos existentes y el inventario final coincidan.
Además de todo esto también es fundamental programar el inventario eligiendo los días reservados a esta tarea con antelación. Por ejemplo, algunas empresas realizan inventarios mensuales, otras lo hacen de forma trimestral y otras una vez al año. Elige la frecuencia que mejor se adapte a tu empresa pero no te olvides de la importancia de realizar un buen inventario para la gestión de una empresa.
Cómo hacer un buen inventario
Para realizar un buen inventario debes empezar verificando la ubicación de todos los objetos del almacén o de la empresa que quieras controlar. Si ya tienes los artículos codificados u ordenados todo será más sencillo. Si todavía no lo están te recomendamos elegir un buen método de almacenaje para poder localizar los productos a partir de ahora con mucha más facilidad.
Los mejores métodos son los que te ayudan a reducir costes y también tiempo. Una de las ideas que te recomendamos para realizar un inventario de forma correcta es usar el método que deriva del principio de Pareto. Se trata de un método con el que los productos se separan por categorías valorando cómo de importante son para la empresa o negocio: desde la clase A con artículos muy valiosos que vienen a representar el 80 por ciento del valor total del stock de la empresa hasta la clase C con artículos casi irrelevantes si calculamos el valor de los stocks.
Asimismo, resulta fundamental para hacer un buen inventario de forma correcta que quede constancia de todos los artículos que existen. Como te decimos para esto existen herramientas de gestión que incluso podrás controlar desde tu smartphone, pero si prefieres métodos más tradicionales puedes elegir una hoja de Excel e incluso hacerlo por ti mismo/a a mano.
En estas listas se deben incluir las referencias y los datos que nos puedan resultar interesantes para conocer por ejemplo cuántas unidades hay de un artículo que nos interese e incluso su valor económico de forma rápida con un sólo golpe de vista.
